湖北省照片档案规范管理指导意见
鄂档规[2011]2号
为了进一步规范照片档案管理工作，更好地发挥照片档案的利用服务作用，根据《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002），结合湖北省实际，对湖北省照片档案规范管理提出指导意见如下：
一、照片档案的收集
（一）收集范围
1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
2、上级领导和著名人物视察、指导本单位、本地区工作的照片。
3、本单位组织或参加重要外事活动的照片。
4、记录本单位、本地区重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害及其重要常情况和现象的照片。
5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、风俗民情和著名人物的照片。
6、其他具有归档保存价值的照片。
（二）归档要求
公务活动中形成的具有保存价值的照片、底片、数码照片，在活动结束后一个月内归档；科研、基建照片随项目档案一并归档。
归档照片应做到画面清晰，品相良好，说明完整。归档照片由形成部门或摄影人员负责撰写说明文字，积存照片由档案部门组织相关人员考证并撰写说明文字。
二、照片档案的整理
（一）整理原则
照片档案的整理原则是：遵循照片形成规律，分开照片与底片（含数码照片），保持照片内在联系，区分保管期限，便于保管利用。
（二）保管期限
照片档案的保管期限参照文书及其他相关纸质档案保管期限规定执行。
（三）密级划分
照片档案密级的划分按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、《文献保密等级代码与标识》（GB／T7156）及有关规定执行。
（四）纸质照片的整理
具有典型代表性的底片、数码照片应印制成纸质照片。
1、照片的分类。照片在全宗内按“保管期限—年度”分类。照片多的单位再按“问题”分类。其中“问题”可分为：视察检查、业务活动、机关建设等类。一个立档单位的照片分类体系应保持前后一致。
2、照片的排列。照片在分类方案的最低一级类目中，按问题结合时间、重要程度等进行排列，即一个类目的照片按照形成时间顺序排列；同一组照片可按由总到分顺序排列；记录领导活动的照片，按机关和领导人的排序排列。
3、照片的编号。照片归档应编制档号。档号内容及书写格式为“全宗号—分类号及保管期限代码—册号—张号”或“全宗号—保管期限代码—张号”。如：51-Szy-3-5，表示51号全宗声像类照片档案永久保管期限第3册第5张。
照片档号分别填写在照片背面和照片册中存放位置处，并保持一致。
4、照片装具的选用。常规尺寸的照片档案装具应使用国家规范的照片档案册（采用无酸材料制作），大幅照片可卷放或平放在档案盒中。
5、照片说明的填写。单张照片应填写题名、照片号、底片号（数码照片号）、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明等项目。题名应概括说明照片的主题及人物、时间、地点、事由等内容；照片号填写照片的档号；参见号填写本张照片与其他相关档案的互见档号；拍摄时间用8位阿拉伯数字填写公元纪年时间。摄影者一般填写个人姓名，必要时可加写单位。文字说明应综合运用时间、人物（含人物的单位、职务、姓名、方位）、事由、地点、背景等要素，概括揭示照片信息和其他需要说明的事项（如照片版权、来源等）。大幅照片说明可另纸书写，与照片一同保存。一组有密切联系的照片应拟写组合说明，应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项，标明本组照片的起止张号和数量。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简，不填写重复项。同组照片应在每张照片说明的左上角或右上角，用“①”、“②”、“③”……符号标出组联符号。
单张照片说明示例：
题名：2010年9 月10日，国家档案局经科司李晓明司长（左3）等在省档案馆三楼库房检查档案安全工作。
照片号：51-Szy-4-5
底片号（数码照片号）：51-y-63
参见号：(文书档案)51-W2010-办公室y-12
拍摄时间：20100910
摄影者：潘峰
文字说明：照片中其他人物：国家档案局馆室司副司长朱煜（左2）、省档案局副局长×××（右2）
大幅照片说明示例：
题名：2009年11月23日，国家档案局局长杨冬权（前排左5）与省档案局全体干部职工合影。
照片号：51-Szy-3-1
底片号（数码照片号）：51-y-10①
参见号：（文书档案）W51-2009-办公室y-35
摄影时间：20091123
摄影者：湖北省档案局（馆） 董小明
文字说明： 前排其他领导：省档案局局长石山（左6）、副局长吴绪成（左4）、国家档案局经科司司长李晓明（右4）等。本照片卷放。
组合照片说明示例（可放在本组照片之前）：
题名：2007年8月9日，中共湖北省委副书记某某视察省档案馆特藏库。
照片号：51-SzY-1-10～15，共6张
底片号（数码照片号）：51-SzY-35～40，共6张
参见号：（文书档案）51-W2007-办公室Y-1
时 间：20070809
摄影者：张三
文字说明：本组照片由湖北日报社记者拍摄并提供。
6、照片的编目
纸质照片应编制册内目录和基本目录（目录格式见附件），分别存放于册内和检索柜中。纸质照片与底片、数码照片之间，照片与其他门类、载体档案之间有相互联系的，应建立互见号。
（五）底片的整理
按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。
（六）数码照片的整理
数码照片在全宗内按“年度—保管期限”分类，按照逻辑关系建立文件夹管理。不同年度、不同保管期限的照片分别设文件夹。同一文件夹内的照片按形成时间结合重要程度顺序排列。一组有密切联系的数码照片应集中排列在一起。每张数码照片应编写说明，说明编写方法同纸质照片。数码照片有打印照片的，应注明互见号。数码照片和说明文件（TXT格式）统一用档号命名。
三、照片档案的信息化
纸质照片（有数码照片的除外）和底片应采用数字翻拍或数字化扫描等方式转换成电子照片，与数码照片合库，建立照片档案目录数据库，统一管理和利用。电子照片用光盘或移动硬盘进行离线备份。
四、照片档案的保管
纸质照片和底片的保管参照《照片档案管理规范》执行，存贮数字照片的磁性介质，应存放在防磁柜中。在管理和使用过程中，应远离磁源。
五、照片档案的利用
要充分发挥照片档案形象记忆的特点，通过查阅、出版、举办展览等方式积极开展利用工作，及时为经济社会发展和机关建设提供服务。对涉密照片的利用应遵循保密法相关规定。
附件：
照片档案册内目录格式
照片档案基本目录格式