目    次
　　前言 iii
　　1 范围 1
　　2 规范性引用文件 1
　　3 术语和定义 1
　　4 档案数字化要求 2
　　4。1 一般要求 2
　　4。2 管理要求 2
　　5 档案数字化流程 3
　　5。1 档案出库 3
　　5。2 档案数字化前处理 3
　　5。3 信息著录 3
　　5。4 档案扫描 3
　　5。5 图像处理 5
　　5。6 数据挂接 5
　　5。7 档案归还 6
　　6 档案数字化验收和移交 6
　　6。1 验收指标 6
　　6。2 验收内容 6
　　6。3 验收移交 7
　　附录a （资料性附录） 纸质城建档案数字化采集的基本元数据项 8
　　附录b （资料性附录） 纸质城建档案数字化登记表示例 9
　　参考文献 17
　　前    言
　　本规程按照gb/t 1。1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。
　　为了加强对湖北省纸质城建档案数字化加工的规范化管理，本规程依据《纸质档案数字化技术规范》（da/t 31-2017）、《建设工程文件归档规范》（gb/t 50328-2014）、《建设电子文件与电子档案归档规范》（cjj/t 117-2017）等，由湖北省城乡建设发展中心组织编制。
　　在规程编制过程中，编制组对湖北省城建档案管理机构进行了较为广泛的调查研究，认真总结了湖北省馆藏城建档案数字化加工工作经验，同时，借鉴了国内相关城市的先进经验，并在广泛征求意见的基础上，制定本规程。
　　本规程的主要内容包括：范围、规范性引用文件、术语和定义、档案数字化要求、档案数字化流程、档案数字化验收与移交及附录。
　　本规程由湖北省住房和城乡建设厅提出。
　　本规程由湖北省住房和城乡建设厅归口管理。
　　本规程由湖北省城乡建设发展中心负责具体技术内容的解释。本规程在执行过程中，如有意见和建议请随时反馈给湖北省城乡建设发展中心（地址：武汉市武昌区中南路12号，邮编：430071），以供今后修订时参考。
　　本规程起草单位：湖北省城乡建设发展中心、深圳市世纪伟图科技开发有限公司、武汉市城建档案馆、荆州市城建档案馆、襄阳市城建档案馆、荆门市城建档案馆、潜江市城建档案馆。
　　本规程主要起草人：何 倩、崔丽梅、沈东辉、杨 俊、郭艳萍、郑 刚、王 玮。
　　本规程参加起草人：黄伟斌、艾 鹏、腰明凡、王幸军、卫洪斌、周 游、王 笈。
　　本规程审查人：张德津、王昌顺、姜燕平、周健民、黄 飞、戴剑锋、欧 娜。
　　湖北省纸质城建档案数字化规程
　　1  范围
　　本规程规定了湖北省纸质城建档案数字化技术和管理要求。
　　本规程适用于采用扫描设备对纸质城建档案的数字化加工过程的管理。
　　2  规范性引用文件
　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
　　gb/t 50323  城市建设档案著录规范
　　gb/t 50328  建设工程文件归档规范
　　da/t 1  档案工作基本术语
　　da/t 31  纸质档案数字化技术规范
　　cjj/t 117  建设电子文件与电子档案归档规范
　　cjj/t 187  建设电子档案元数据标准
　　3  术语和定义
　　下列术语和定义适用于本规程。
　　3。1
　　纸质城建档案数字化  digitization of paper-based urban construction archives
　　采用扫描仪等设备对纸质城建档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像的处理过程，简称档案数字化。
　　3。2
　　档案出库  file out of the archival repository
　　档案离开库房时所进行的清点、复核、登记等工作的总称。
　　3。3
　　档案入库  file into the archival repository
　　档案归档进入库房时所进行的点交、核查、签收等工作的总称。
　　3。4
　　数据挂接  data connection
　　将档案数字化过程中形成的文件级条目与相应的数字图像的关联。
　　4  档案数字化要求
　　4。1  一般要求
　　4。1。1  各城建档案管理机构应根据馆藏档案的情况统筹规划、科学开展档案数字化工作。
　　4。1。2  档案数字化的基本流程主要包括：档案出库、档案数字化前处理、信息著录、档案扫描、图像处理、数据挂接、档案归还。
　　4。1。3  档案数字化加工应使用档案数字化加工软件进行操作。
　　4。2  管理要求
　　4。2。1  应建立档案数字化工作组织和制度，并配备专业管理人员及加工场地。
　　4。2。2  应加强档案数字化各环节的安全管理，避免或减少各环节操作对纸质城建档案实体的破坏，确保纸质城建档案实体和档案信息的安全。
　　4。2。3  档案数字化过程中，应自动记录并有效管理生成的电子文件元数据。元数据元素的确定应符合《建设电子档案元数据标准》（cjj∕t 187）和《纸质城建档案数字化采集的基本元数据项》（见附录a。1）提出的要求。
　　4。2。4  应采取有效的管理和技术手段，对档案数字化加工进行有效管理，确保档案数字化工作质量。
　　4。2。5  数字化加工涉密城建档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
　　5  档案数字化流程
　　5。1  档案出库
　　5。1。1  档案数字化加工单位应按规定办理档案出库手续。库房管理部门按相关要求对出库档案进行档案清点和填写《城建档案出入库登记表》（见附录b。1），双方共同复核无误后，交接出库。
　　5。1。2  档案出库后，应确保纸质档案实体安全，做好防潮、防火、防盗等安全措施。
　　5。2  档案数字化前处理
　　5。2。1  档案数字化前应检查案卷的完整性、文件页码的准确性、拆除装订，确认纸质档案文件满足档案数字化加工设备对加工对象的要求。
　　5。2。2 档案数字化前应对破损严重或其他纸张质量无法直接进行扫描的档案进行技术修复；折皱不平影响扫描质量的档案应先进行压平等相应技术处理。
　　5。2。3  档案数字化前期处理的结果，须填写《城建档案数字化前处理记录表》（见附录b。2）。
　　5。3  信息著录
　　5。3。1  档案数字化信息著录应按照《城市建设档案著录规范》（gb/t 50323）的要求，信息著录可划分为项目级、工程级、案卷级、文件级四个级别。信息著录时应填写《城建档案信息著录工作单》（见附录b。3）。
　　5。3。2  档案数字化信息著录应在城建档案管理软件环境下操作，档案数字化加工所配置的软件应与城建档案管理软件匹配。
　　5。3。3 档案数字化加工软件应具备对数字化加工形成的数字图像的数量、质量等进行管理的功能。档案数字化加工元数据采集应符合《纸质城建档案数字化采集的基本元数据项》（见附录a。1）的要求。
　　5。3。4  应对档案数字化著录信息的质量进行检查，包括著录项的完整性、著录内容的规范性和准确性等。
　　5。4  档案扫描
　　5。4。1  基本要求
　　档案扫描应根据馆藏城建档案实际情况、数字化目的、设备情况等选择相应的扫描方式，进行相关参数的 设置和调整。参数的设置和调整应保证图像不失真和清晰可辨。
　　5。4。2  扫描设备
　　5。4。2。1  扫描设备的选择应考虑对档案实体的保护，采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。
　　5。4。2。2  根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。
　　5。4。2。3  超出最大标准图幅和异型超长超宽的竣工图，可采用扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用图幅标版等方式明确说明分幅方法；后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。
　　5。4。2。4 应定期对扫描仪和显示器等设备做色彩管理，以尽量避免色彩偏差，使扫描图像色彩接近档案原件色彩。
　　5。4。3  扫描色彩模式
　　5。4。3。1  页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。
　　5。4。3。2  页面为黑白两色，字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
　　5。4。3。3  页面为黑白两色，字迹清晰度差或带有插图的档案，可采用灰度模式扫描。
　　5。4。3。4  图纸材料应根据图纸类型选择扫描色彩模式，具体方法如下：
　　a） 白图、蓝图、底图等各类图纸可采用黑白二值模式扫描；
　　b） 白图、蓝图、底图等各类图纸使用黑白二值模式扫描后图像识别困难的，可选用彩色模式扫描。
　　5。4。3。5  同一份文件，应采用相同的色彩模式进行扫描。
　　5。4。4  扫描分辨率
　　5。4。4。1  按照数字图像后期利用方式的需要，扫描分辨率的选择，应保证扫描后的电子文件图像清晰、完整。
　　5。4。4。2 扫描分辨率应不小于150dpi。文字偏小、密集、清晰度较差的档案，可选择扫描分辨率不小于300dpi。
　　5。4。5  扫描格式
　　5。4。5。1  扫描后的数字图像存储格式应为tiff、jpeg或jpeg2000等通用格式。
　　5。4。5。2  扫描后的数字图像应转换为pdf格式，一份文件应转换为一个pdf文件。
　　5。4。5。3  同一批档案应采用相同的存储格式。
　　5。4。6  扫描质量检查
　　应对档案扫描所产生的数字图像进行审核，检查数字图像与纸质文件是否一致。对数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。扫描工作完成后，填写《城建档案扫描工作单》（见附录b。4）。
　　5。5  图像处理
　　5。5。1  旋转及纠偏
　　对不符合阅读习惯的数字图像应进行旋转还原，对出现偏斜的图像应进行纠偏处理。
　　5。5。2  裁边
　　扫描后的数字图像需进行裁边处理时，应在距页边最外沿不小于2毫米处裁剪。
　　5。5。3  去污
　　扫描后的数字图像需进行去污处理，应以保持数字图像整洁为原则，去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质。
　　5。5。4  图像拼接
　　对分幅扫描形成的多幅数字图像，应以保证原档案的整体性为原则，进行拼接处理，合并为一份数字图像。拼接时应确保拼接处平滑，无明显拼接痕迹。
　　5。5。5  图像质量检查
　　对数字图像旋转、纠偏、裁边、去污和拼接等处理情况进行检查，不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。图像处理工作完成后填写《城建档案图像处理工作单》（见附录b。5）。
　　5。5。6  文字ocr识别
　　对于城建档案工作的文字材料及图纸中的标题栏中的关于图纸的基本信息，宜逐步创造条件进行ocr识别。
　　5。6  数据挂接
　　5。6。1  档案数字化的数字图像应与著录的文件级条目进行挂接，以实现文件级条目与数字图像的关联。
　　5。6。2  应对挂接结果进行检查，包括文件级条目与数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开的可用性等，发现错误及时进行纠正。
　　5。7  档案归还
　　5。7。1  档案装盒
　　档案数字化工作完成后，应按档案案卷组成进行装订、装盒。对拆除过装订物的档案不宜重新装订，以免破坏档案实体。
　　5。7。2  档案入库
　　5。7。2。1  应按照档案入库相关要求对纸质城建档案进行查验。
　　5。7。2。2  应按照档案出入库登记表进行数目核查，确认入库数目准确无误后履行档案归还手续。
　　5。7。2。3  应按照城建档案管理机构要求完成档案入库与排架，并对入库情况进行登记，填写《城建档案出入库登记表》（见附录b。1）。
　　6  档案数字化验收和移交
　　6。1  验收指标
　　档案数字化加工以案卷为单位进行检查，抽检比率不得低于5%，对于文件级条目与数字图像挂接的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。
　　6。2  验收内容
　　6。2。1  应对城建档案信息著录的条目数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。
　　6。2。2  应对加工的数字图像进行验收，主要包括扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。
　　6。2。3  应对数据挂接进行验收，主要包括文件级条目与其对应的数字图像的挂接的准确性等。
　　6。2。4  应对档案数字化采集的基本元数据项进行验收（见附录a。1）。
　　6。2。5  应对档案数字化加工工作表单进行查验，主要包括档案数字化工作过程中形成的各种工作表单的完整性、规范性等。
　　6。3  验收移交
　　6。3。1  档案数字化的移交可以整体移交，也可根据工作需要分批次移交。
　　6。3。2  每批档案数字化质量验收达到本规程6。1和6。2的要求，予以验收"通过"，并填写《档案数字化项目工作验收单》（见附录b。6）、《档案数字化抽检记录表》（见附录b。7）、《档案数字化成果汇总表》（见附录b。8）。
　　6。3。3  城建档案数字化加工项目验收应按各城市信息化服务类项目验收管理相关规定执行。
　　附录a
　　（资料性附录）
　　纸质城建档案数字化采集的基本元数据项
　　表a。1所示了档案数字化过程中需采集的基本元数据项。各单位可在此基础上根据需要进行扩充与完善。

　　附录b
　　（资料性附录）
　　纸质城建档案数字化登记表示例
　　表b。1至b。8给出了纸质城建档案数字化过程涉及的登记表的示例。
　　表b。1所示了档案数字化加工项目纸质档案出入库房的情况记录。

　　表b。2所示了城建档案数字化加工前处理的特殊情况及修复情况记录。

　　表b。3所示了用于记录档案数字化项目信息著录工作完成和质量检查情况。

 

　　表b。4所示了用于记录档案扫描工作完成和质量检查情况。

　　表 b。5所示了用于记录图像处理工作完成和质量检查情况。